Information till deltagare angående Dataskyddsförordningen och SchoolSoft

Dina personuppgifter behandlas i SchoolSoft eftersom du är deltagare på en folkhögskola som använder SchoolSoft för sin administration. Ändamålet med denna behandling är skoladministrativt. Behandlingen av dina personuppgifter sker på de rättsliga grunderna myndighetsutövning och utförande av uppgift av allmänt intresse. I SchoolSoft behandlas personuppgifter som är nödvändiga för att din folkhögskola ska kunna bedriva en rättssäker verksamhet där information om deltagarens kunskapsutveckling ligger till grund för omdöme och behörigheter.

Din folkhögskola har rättigheter och skyldigheter att behandla och lagra personuppgifterna så länge de behövs för ändamålet. Det är din folkhögskola som är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter, oavsett var och i vilken form de behandlas. Din folkhögskola har tecknat avtal med SchoolSoft, som är leverantör av de administrativa tjänsterna, vilket reglerar hur dina personuppgifter behandlas i deras system så att säkerheten för dina personuppgifter och din integritet säkerställs. SchoolSoft finns i Sverige, vilket innebär att de uppfyller EU:s krav på var personuppgifter tillhörande EU medborgare får behandlas.

Lagring av personuppgifter

EU:s nya Dataskyddsförordning (GDPR) trädde i kraft i Sverige den 25 maj 2018 och ersätter då nuvarande personuppgiftslagen (PuL). Innehåller regler om hur man får behandla personuppgifter. Birka folkhögskola värnar om din personliga integritet och din rätt att själv ha kontroll över dina personuppgifter. Det är därför viktigt att du känner dig trygg med hur vi behandlar dina personuppgifter.

GDPR har bland annat till syfte att skydda enskildas grundläggande rättigheter och friheter – särskilt din rätt till skydd av personuppgifter. Med personuppgifter avses namn, personnummer, adress, e-postadress och andra, av dig lämnad information/uppgifter som har relevans för din tid på skolan. Detta för att vi ska kunna fullgöra våra åtaganden mot dig och även för administration, planering, fakturering, kvalitetsarbete, statistik, bidragsansökningar, bokföring samt fullgörande av skyldighet enligt lag eller myndighetsbeslut. Vi kommer att behandla dina personuppgifter under så lång tid som är nödvändigt. Olika uppgifter kommer att sparas olika länge. I de fall det finns lagkrav på att spara uppgifter under längre tid, så följer vi sådana lagar. Bokföringslagen är ett exempel på lagstiftning som säger att underlag måste sparas i viss längre tid.

På Birka folkhögskola har vi dessa rutiner gällande arkivering av handlingar:

Ansökningshandlingar med bilagor: sparas i Schoolsoft i 2 år
Avtal gällande närvaro, alkohol- och drogpolicy samt hyresavtal: arkiveras under respektive deltagares studietid/boendetid.
Kursintyg, behörighetsintyg samt studieomdömen: Vi sparar kursintyg/behörighetsintyg i 50 år, på uppdrag av Folkbildningsrådet, antingen på skolan eller arkivet på Region J/H.
Minnesanteckningar från Kursråd samt Boenderåd: 2 år
Hälsodeklaration: arkiveras till och med december det år du avslutar dina studier

Mottagare av dina personuppgifter

Skolans administrativa och pedagogiska personal, myndigheter som CSN, SCB och Folkbildningsrådet samt Schoolsoft tar del av dina personuppgifter.

Kategorier av personuppgifter som behandlas

Förutom de personuppgifter du själv har lämnat i SchoolSoft behandlas även dessa kategorier av personuppgifter: omdöme, frånvaro, frånvaroorsak, folkbokföringsuppgifter, studieresultat, studiearbeten, utbildningsbakgrund, föräldraledigheter, modersmål, nationalitet, CSN-veckor, försörjningssätt, bilder och videofilmat material. Känsliga uppgifter om din hälsa lagras endast efter nödvändighet.

Detta innebär Dataskyddsförordningen för dig som registrerad

Dataskyddsförordningen är framtagen för att skydda dina personuppgifter och din integritet. Dataskyddsförordningen ställer i korthet krav på att det finns ett godtagbart ändamål och en rättslig grund för behandling av dina personuppgifter, att inte fler personuppgifter än nödvändigt samlas in, att de inte lagras längre än nödvändigt, att de skyddas från obehörig åtkomst, att informationens korrekthet säkerställs, att det finns rutiner för hantering av incidenter som rör personuppgifter, samt att det vidtas tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda personuppgifterna.

Skyddad identitet

I SchoolSoft registreras deltagare med skyddad identitet enligt särskilda anvisningar med fingerat namn och personnummer och rapportering till CSN och Birka folkhögskolas bidragsredovisning sker enligt särskilt fastställda rutiner. Den studerandes person- och adressuppgifter lämnas därmed inte ut, varken internt eller externt.

Ansökan görs via blankett som finns på varje kurssida som skrivs ut och skickas med post till Birka folkhögskola. Ansökan förvaras efter registrering i låst arkiv.

Det är den studerandes egen skyldighet att informera skolan om skyddad adress/identitet, liksom att ta ansvar för att inte delta vid fotografering etc.

Likaså ska studerande med skyddade uppgifter se till att skolans administration samt ansvarig lärare får aktuell kontaktinformation, till exempel mobilnummer eller e-postadress.

Du som registrerad har ett antal rättigheter enligt Dataskyddsförordningen:

Rätten till tillgång

Du som registrerad har rätt att när som helst begära ut information om vilka personuppgifter din skola behandlar samt hur de behandlas. Det är kostnadsfritt för dig att begära ut informationen. Vid uppenbart missbruk av denna rättighet kan dock en administrativ avgift påföras alternativt begäran förvägras. För att få tillgång till dina personuppgifter kontakta personuppgiftsansvarig, se kontaktuppgifter nedan.

Rätten till rättelse

Du som registrerad har rätt att begära rättelse om dina registrerade personuppgifter är felaktiga. I de fall du inte själv har möjlighet att rätta informationen kontaktar du personuppgiftsansvarig.

För rättelse av dina personuppgifter, kontakta skoladministratören på mejl: info@birkafolkhogskola.se eller per telefon: 063-14 74 00.

Rätten till begränsning

Du som registrerad har rätten att begära begränsning av åtkomsten till dina personuppgifter när personuppgiftsbehandlingen behöver utredas. Rätten till begränsning gäller i de fall du anser att dina personuppgifter är felaktiga, behandlingen är olaglig, personuppgifterna inte längre behövs för ändamålen eller du ifrågasätter den lagliga grunden för behandlingen. För att begära begränsning av behandling kontakta personuppgiftsansvarig.

Rätten att göra invändningar

Du som registrerad har rätt att göra invändningar mot behandlingen av dina personuppgifter. För att invända mot behandling kontakta personuppgiftsansvarig.

Rätten att inge klagomål till en tillsynsmyndighet

Du som registrerad har rätt att klaga på den behandling av dina personuppgifter som görs om du anser att den strider mot Dataskyddsförordningen. Den tillsynsmyndighet i Sverige som hanterar dessa klagomål är Integritetsskyddsmyndigheten.

Namn och kontaktuppgifter till personuppgiftsansvarig:

Lisa Svedberg

E-post: lisa.svedberg@birkafolkhogskola.se

Tel: 063-14 74 02

Om du godkänner dessa villkor, behöver du inte göra någonting. Om du inte godkänner dessa villkor, kan vi inte erbjuda dig en studieplats. Vid frågor kring skyddad identitet, kontakta skolans personuppgiftsansvarige.